Le logiciel de paie est devenu incontournable dans la gestion des salaires des employés. En effet, demander à un organisme externe de traiter vos fiches de paie peut s’avérer coûteux. Par conséquent, un logiciel de paie vous permet de réaliser des économies, mais comment dénicher le bon ? Il existe en effet des tonnes de logiciels de paie, ce qui fait que le choix n’est pas toujours aisé. Pour cela, nous présentons ci-dessous les critères qui doivent être pris en compte avant de faire la sélection. Mais d’abord, nous allons rapidement revenir sur le rôle d’un logiciel de paie et les nombreux avantages qu’il offre.
Qu’est-ce qu’un logiciel de paie ?
Ce logiciel est un outil informatique qui vous permet, en tant qu’entreprise, d’automatiser vos démarches administratives liées au traitement des salaires et de synthétiser l’ensemble de vos données sociales. Grâce à cet outil, les entrepreneurs peuvent par exemple créer une base de données pour leurs employés et généraliser la DSN (Déclaration Sociale Nominative) par la même occasion.
L’objectif est d’établir des fiches de paie et des relevés conformes à la fois au droit social et à la situation personnelle du travailleur. Un logiciel de paie simplifie la gestion des processus « ressources humaines » dans le cadre de la comptabilité des salaires, de l’embauche jusqu’au départ des travailleurs.
Quels sont les avantages d’une solution de gestion de paie ?
Le logiciel de traitement des salaires présente de nombreux avantages. Ils visent l’amélioration significative de la productivité de votre entreprise.
Une occasion de gagner du temps et de faire des économies
L’automatisation des tâches chronophages et à faible valeur ajoutée a permis aux équipes RH d’optimiser leurs horaires de travail. En automatisant les tâches administratives répétitives et en supprimant les tâches intermédiaires, le logiciel de paie permet aux responsables RH d’être plus réactifs à l’endroit des tâches à forte valeur ajoutée. Cela augmente la productivité de l’entreprise en général et vous fait économiser de l’argent.
Une réduction des risques d’erreurs humaines
En plus d’économiser certains coûts pour les cabinets comptables, ce logiciel, lorsqu’il est correctement configuré, présente de nombreux autres avantages. Ils peuvent vous aider à réduire le risque d’erreurs ou d’oublis pendant le traitement des données. Les règles sociales et conventionnelles sont en effet mises à jour par l’éditeur du logiciel de paie qui effectue la veille juridique.
La centralisation des données dans une base de données unique évite les erreurs dues à la double saisie des données sociales qui deviennent par conséquent fiables et sécurisées. Ainsi, le système vous épargne les redondances et les fichiers obsolètes.
À l’heure du big data, la gestion des données est indispensable pour contrôler votre fonction RH et maîtriser vos données sociales. Grâce à un logiciel de paie, l’entreprise peut accéder à des outils de reporting pour produire les états de contrôle les plus importants. La gestion interne de vos fiches de paie et de vos autres activités RH vous permet d’être le responsable de vos données. En retour, cela vous garantit une centralisation complète et un accès instantané à toutes vos données.
Comment choisir votre logiciel de paie ?
Avant de choisir ce type de logiciel, vous devez analyser vos besoins et les particularités de votre entreprise. L’offre existante sur le marché est très large et les fonctionnalités de base des outils du logiciel de paie sont assez proches. Vous devez donc trouver la solution la mieux adaptée à votre structure et à votre architecture informatique. Voici 3 caractéristiques clés à considérer avant de faire votre choix.
La fiabilité du logiciel
Le logiciel de gestion de la paie doit être mis à jour périodiquement. Ceci est indispensable pour que toutes les nouvelles normes réglementaires en matière de traitement des salaires soient automatiquement intégrées en temps réel. En plus, les mises à jour doivent aussi favoriser les corrections de bugs. Et l’intégration de nouvelles fonctionnalités pour permettre au logiciel de paie de s’adapter au développement de votre entreprise.
La sécurité
En plus de protéger vos paramètres et déclarations sociales, vous devez assurer l’intégrité et la sécurité des données de vos employés. Celles-ci doivent faire l’objet d’un hébergement sur des serveurs sécurisés. Et des copies de sauvegarde doivent être effectuées à tout moment.
La simplicité du logiciel
L’interface du logiciel de paie se doit d’être la plus simple et intuitive que possible et sa structure doit vous guider tout au long du processus de paie sans difficulté. Aussitôt que les détails de votre convention collective sont déterminés. Et les variables salariales saisies, le traitement de vos fiches de même que la création et la livraison de vos relevés sociaux doivent être automatisés.
