Défini dans le statut juridique, le siège social est une obligation légale pour toute entreprise en création. En général, il peut être établi au domicile du dirigeant, dans un local commercial, dans une société de domiciliation ou dans une pépinière. Il permet de définir les obligations administratives et fiscales ainsi que les démarches à suivre pour la création de l’entreprise.
Le siège social est l’adresse administrative qui définit le domicile juridique de la société. Il s’agit principalement de l’adresse officielle qui figure dans le statut juridique, l’extrait Kbis ainsi que tous les factures et courriers émis par l’entreprise. Il peut également être mentionné dans un acte séparé ou dans le registre ad hoc. Sa mention dans le statut juridique est d’ailleurs obligatoire dès les premières étapes de la création de l’entreprise. Ayant une importance administrative et juridique, cette adresse permet de déterminer la nationalité, les lois. Et les taxes applicables ainsi que le tribunal compétent pour trancher les litiges concernant la société. En outre, le siège social définit les formalités de publicités légales lors de la modification du statut.
En général, le siège social est assimilé à l’adresse où l’Assemblée générale des associés se réunit, c’est-à-dire le lieu de prise de décision. Il peut également s’agir d’une simple boîte aux lettres ou du lieu d’exploitation.
D’après les dispositions légales, une société ne doit avoir qu’un seul siège social. Elle peut cependant disposer de plusieurs établissements ou lieux d’exploitation. Ainsi, le siège social peut être dissocié ou rattaché à ces différents établissements. Selon la loi, une société peut avoir :
- Un siège social qui est une simple boîte aux lettres ;
- Un établissement principal ou d’exploitation commerciale (attaché ou non à l’adresse juridique) ;
- établissement secondaire ou un local permanent utilisé par le dirigeant de l’entreprise pour exercer des activités relatives à la société ;
- Un établissement complémentaire qui appartient à la même société.
Quels que soient la forme, le statut juridique et l’activité de l’entreprise, qu’il s’agisse d’une société, d’une association ou d’un auto-entrepreneur, la déclaration du siège social reste obligatoire au même titre que la dénomination et l’objet social. Cette étape doit être effectuée auprès du Greffe du Tribunal de commerce au moment de l’immatriculation de la société et lors du changement d’adresse afin de permettre l’enregistrement dans le Registre des Commerces et des Sociétés.
Déclaration d’un siège classique
Pour que la démarche d’immatriculation soit validée, le déclarant doit disposer d’un justificatif de jouissance du lieu désigné comme siège social. Les justifications de jouissance requises varient en fonction des exigences des greffes du lieu d’implantation. Pour une SAS implantée au domicile de son dirigeant par exemple, le greffe du tribunal peut demander un justificatif de domicile de moins de 3 mois comme une quittance de taxe foncière ou de loyer, une facture de téléphone au nom du dirigeant.
Certaines administrations n’acceptent cependant pas les factures mobiles et internet en tant que pièces justificatives. Une copie du bail commercial, du bail professionnel ou du contrat de domiciliation commerciale peut aussi être nécessaire.
Déclaration d’un hébergement gratuit
Pour les entreprises hébergées à titre gratuit, une autorisation de domiciliation remplie et signée par l’hébergeur est suffisante. Ce document attestera notamment de la qualité du signataire et fournira les informations supplémentaires concernant la société. Cette attestation devra être associée à une copie de la pièce d’identité du signataire et un justificatif de jouissance des lieux.
Déclaration d’un siège pour des locataires de bailleurs sociaux
Dans le cas d’un locataire bailleur social, le dirigeant d’entreprise doit obtenir une autorisation écrite du propriétaire autorisant la domiciliation de l’entreprise dans son immeuble. Dans ce cas, l’adresse ne doit être qu’administrative et ne doit en aucun cas servir pour recevoir les clients. Le stockage de marchandise et l’apposition d’enseigne sont aussi proscrits.
Heureusement il est toujours possible de transférer le siège de la société au cours de sa vie sociale. Cependant, étant un élément des statuts, il convient de respecter une procédure bien définie dans ces derniers.
Par ailleurs cette modification statutaire est particulièrement couteuse du fait des frais relatifs à l’annonce légale obligatoire et aux frais de greffe.
