Un outil de gestion de projet est un support qui aide une entreprise à organiser et à gérer efficacement ses projets. En effet, la gestion de projets implique un nombre important d’activités et de processus. Et sans les outils adaptés, la réussite de vos actions ne peut être garantie. Mais quels sont ces outils et comment faire le bon choix ? Découvrez dans cet article ce qu’il faut savoir sur les outils qui vous permettront d’atteindre rapidement les objectifs que vous avez fixés.
Les différents outils de gestion de projet
Un outil de gestion de projet se décline selon les différentes étapes d’un projet détaillées ci-dessous.
Les outils de planification de projet
La planification constitue sans doute la première étape de la gestion de projet. Elle permet d’établir un planning et d’identifier les tâches nécessaires à l’élaboration du projet. C’est aussi l’étape où il faut hiérarchiser les tâches entre elles et définir leur échéance. Cela implique également la mise en place d’un calendrier. En termes de planification, un diagramme de GanttProjet est un outil de gestion de projet très utile, surtout pour contrôler plusieurs projets à la fois.
Les outils de gestion des ressources du projet
Après la planification, viennent ensuite les moyens matériels et humains qui seront déployés pour exécuter les tâches. Le but sera de concilier le bien-être des employés et l’atteinte en temps et en heure des objectifs. À cet effet, Mavenlink est un outil de gestion de projet qui vous permettra de savoir qui est occupé, qui est surchargé et qui est plutôt disponible. Cela vous permet d’organiser le travail plus efficacement et de savoir s’il faut envisager une embauche.
Les outils de gestion des tâches
Un gestionnaire de tâches permet de connaitre les tâches qui ont été réalisées, celles qui sont en cours, celles qui n’ont pas encore démarré. Cet outil de gestion de projet permet aussi d’assigner les tâches aux personnes qu’il faut. Monday.com et Trello sont des outils qui facilitent le suivi de vos tâches grâce à des tableaux de bord ludiques et personnalisables. Avec Todoist, vous pouvez aussi définir des tâches que vous irez simplement cocher au fur et à mesure que les travaux progressent.
Les outils de gestion des temps
Pour mener à bien un projet, il est important d’avoir une bonne gestion de temps de travail. Cela vous permet de savoir combien d’heures a duré l’exécution de certains travaux. Vous pourriez alors anticiper les éventuels retards pour réajuster vos ressources si besoin. À cet effet, Gryzzly est un outil de gestion de projet fiable. Il existe aussi des logiciels de gestion du temps, comme RescueTime, ou Toggl.
Les outils de communication
Piloter un projet implique de communiquer et de bien collaborer avec l’ensemble des parties prenantes, afin de rendre fluides les processus et d’améliorer la productivité. Il faudra donc échanger en temps réel, pouvoir partager des données et des fichiers, etc. Grâce à l’outil de gestion de projet NetExplorer, vous pouvez créer des espaces partagés, gérer les droits d’accès et tracer les actions effectuées sur divers documents. Des outils comme Dropbox ou Google Drive sont aussi très pratiques.
Comment bien choisir son outil de gestion de projets ?
Vous connaissez déjà à peu près les outils disponibles. Mais si vous ne savez pas encore quel outil de gestion de projet privilégier parmi le nombre croissant de logiciels existants sur le marché, la suite de cet article va vous intéresser.
Identifiez avec précision vos besoins
Lorsque vous vous lancez dans un projet, vous devez savoir que l’ampleur des travaux dépendra en partie de vos attentes. En tant que manager ou chef de projet, vous devez donc rédiger une liste de vos attentes pour savoir l’outil de gestion de projet qui conviendrait le mieux.
S’il s’agit par exemple d’un projet personnel ou de petite taille, inutile d’investir dans un logiciel qui propose des fonctionnalités avancées. En effet, dans ce cas, vous aurez juste besoin d’un logiciel qui offre les fonctions de base comme la possibilité de gérer des tâches, d’avoir une bonne visibilité sur un échéancier détaillé. Ce type d’outil de gestion de projet est même souvent gratuit ou très peu onéreux. Il s’adresse pour cela à un petit nombre d’utilisateurs.
Si par contre il s’agit d’un projet vaste, vous aurez besoin de fonctionnalités plus poussées. Visez des solutions de logiciels qui intègrent la gestion de planification, d’approvisionnement, de stocks, de facturation, de relation client, etc.
Privilégiez les outils qui sont simples à utiliser
Un outil de gestion de projet a pour objectif de simplifier votre vie et celle de vos équipes. Un tel logiciel perd donc toute son utilité si votre équipe ne sait pas comment s’en servir rapidement et facilement. Au lieu de choisir un outil aux fonctionnalités complexes, choisissez un qui soit vraiment intuitif et facile à maîtriser. Pour cela, votre outil de gestion de projet doit contenir :
- Un tableau de bord clair et précis,
- Une ergonomie attractive qui convient aux utilisateurs,
- Des messages d’alertes.
En effet, ces éléments vont amener vos collaborateurs à se retrouver facilement entre les fonctionnalités.
Tenez compte de votre budget
Les prix des outils peuvent varier grandement en fonction des besoins. Certains de ces outils de gestion sont néanmoins gratuits, mais ils offrent des fonctionnalités limitées, adaptées pour les petites équipes. Des solutions intermédiaires d’outil de gestion de projet sont proposées entre 10 et 20 euros par mois par utilisateur. Mais, si votre entreprise est de taille importante, vous pourrez toutefois demander un devis personnalisé pour un abonnement à l’année.
Meilleurs outils gestion de projet : gérer ses tâches et les planifier
Dans l’univers professionnel contemporain, la gestion optimale des projets est devenue une nécessité absolue. Pour répondre à cette exigence, de nombreux outils digitaux se sont développés, promettant une planification rigoureuse et une organisation sans faille des tâches. Parmi la pléthore d’options disponibles, certains se distinguent par leur efficacité et leur simplicité d’utilisation.
Trello, par exemple, avec son interface intuitive basée sur le système de tableaux et de cartes, offre une visibilité parfaite des projets en cours. Chaque carte peut contenir des détails, des pièces jointes, des échéances, rendant la collaboration en équipe fluide et transparente. Grâce à son adaptabilité, il convient aussi bien aux petits qu’aux grands projets.
Notons également la présence imposante d’Asana dans le domaine. Cet outil, au-delà de sa capacité à gérer les tâches, possède une fonctionnalité de suivi des objectifs, permettant de toujours garder un œil sur la progression globale. Les équipes y trouvent un moyen structuré de hiérarchiser les missions, d’attribuer des responsabilités et de définir des jalons précis.
Pour ceux qui recherchent une solution exhaustive, Monday.com pourrait être la réponse. Ce logiciel va au-delà de la simple gestion des tâches pour offrir une expérience complète de gestion de projet. Avec ses tableaux colorés, ses automatisations et ses intégrations, il facilite non seulement la planification mais également la communication et la collaboration entre les membres de l’équipe.
La clé d’une gestion réussie réside dans le choix de l’outil adapté, retrouvez plus d’outils avec des avis sur https://www.lafabriquedunet.fr. Chaque entreprise, chaque projet est unique et mérite une solution sur mesure. La technologie actuelle offre cette flexibilité. Il suffit d’identifier ses besoins, d’évaluer les différentes options et de choisir celle qui propulsera sa gestion de projet à un niveau supérieur.
